Den eigenen Firmenwagen versteuern, so dass er nicht zur Steuerfalle wird!
Ob als selbstständiger Unternehmer oder Angestellter, ein Firmenwagen (Dienstwagen) ist oftmals ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsausstattung. Dabei ist es egal ob es sich hier um Akquise, Kundentermine, Meetings mit Geschäftspartner oder den Transport von Gütern handelt – hier sorgt ein Dienstwagen für die nötige Flexibiltät.
Nicht selten dient der Firmenwagen aber auch als Prestigeobjekt (Statussymbol) oder als Anreiz für Mitarbeiter, da er auch nach Feierabend privat eingesetzt werden darf bzw. wird. Klingt erst mal toll, doch genau an dieser Stelle heißt es aufgepasst, denn die fällige Steuern für die Privatnutzung des Firmenwagens können einem hier auch schnell den Spaß verderben.
Wann lohnt sich ein Firmenwagen steuerlich?
Generell ist ein Firmenwagen mit zahlreichen rechtlichen und steuerlichen Aspekten verknüpft.
Ob sich die Anschaffung eines Firmenwagens lohnt hängt in erster Linie davon ab, wie sich die Kosten für einen Firmenwagen steuerlich geltend machen lassen. Dies wiederum kommt auf die Intensität und Art der Nutzung an – also zu welchem Anteil das Fahrzeug betrieblich und privat genutzt wird.
Ab wann ist ein Fahrzeug ein Firmenwagen?
Auf steuerlicher Seite ist ein Fahrzeug erst dann ein Firmenwagen, wenn dieser zum Betriebsvermögen des Unternehmens gehört.
Das wäre zum Beispiel der Fall:
- wenn sich eine Kapitalgesellschaft ein Fahrzeug zulegt, welches dem Gesellschafter / Geschäftsführer oder Mitarbeitern zur Verfügung steht.
- wenn ein Fahrzeug vom Selbstständigen, Freiberufler, Einzelunternehmer oder Gesellschaftern weniger als 50 Prozent privat genutzt wird.
Die jeweilige Einordnung eines Firmenwagens als Betriebsvermögen
Generell haben Unternehmer die Möglichkeit ihr Fahrzeug steuerlich – als Betriebsausgaben abzusetzen. Abzugsfähig wäre hierbei nicht nur die Anschaffung, sondern auch Unterhaltung und Nutzung – vorausgesetzt, das Fahrzeug wird als Betriebsvermögen anerkannt und nicht als Privatvermögen angesehen.
Die jeweiligen Zuordnungsmöglichkeiten:
Notwendiges Betriebsvermögen (mehr als 50 Prozent betriebliche Nutzung):
Im allgemeinen beinhaltet dies sämtliches Inventar, welches objektiv erkennbar dem unmittelbaren Einsatz im Betrieb dient. Somit also auch ein Fahrzeug, insofern es nur zum Teil für private Zwecke genutzt wird (weniger als 50 %). Hier lassen sich die Kosten für den Firmenwagen komplett als Betriebsausgaben geltend machen.
Gewillkürtes Betriebsvermögen (weniger als 50 Prozent betriebliche Nutzung):
Wird ein Fahrzeug nur zwischen 10 und 50 % geschäftlich eingesetzt, kann es als gewillkürtes Betriebsvermögen zugeordnet werden. Somit lassen sich die Betriebskosten des Firmenwagens auch nur anteilig den Betriebsausgaben zurechnen. Zur Berechnung des Anteils muss ein lückenloses geführtes Fahrtenbuch mindestens drei Monate lang geführt werden.
Privatvermögen (weniger als 10 Prozent betriebliche Nutzung):
Bei weniger als 10 % geschäftlicher Nutzung zählt das Fahrzeug als Privatvermögen, wodurch es nicht steuerlich absetzbar ist. Betriebliche Fahrten können hier jedoch über eine Pauschale von 0,30 € pro Kilometer abgesetzt werden. Ebenso ist eine Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit absetzbar.
Wie wird das Firmenfahrzeug genutzt?
Den Firmenwagen privat nutzen:
Als Arbeitnehmer:
Angestellte Mitarbeiter, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, sollten nicht den Fehler begehen und es als kostenfreie Annehmlichkeit ansehen. Das Finanzamt betrachtet so etwas im allgemeinen als Sachzuwendung, die auf Basis des geldwerten Vorteils versteuert werden muss.
Hierbei wird ausschließlich der privat genutzte Anteil des Firmenwagens herangezogen. Ebenso werden Sozialversicherungsbeiträge fällig.
Als Selbstständiger:
Wer sich als selbständiger Unternehmer einen Firmenwagen zulegt und diesen für seine Arbeit und privat nutzt, für den gelten wieder andere Regeln. Hier müssen sowohl Einkommensteuer als auch Umsatzsteuer für den Firmenwagen gezahlt werden.
Firmenwagen ausschließlich geschäftlich nutzen:
Wird ein Geschäftswagen ausschließlich – also zu 100 % – betrieblich eingesetzt, kann das Unternehmen alle Fahrzeugkosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen, ohne dass eine extra Versteuerung für die private Nutzung anfällt.
Allerdings muss man dazu wissen, dass das Finanzamt grundsätzlich davon ausgeht, dass ein Firmenwagen auch privat genutzt wird und dementsprechend auch abkassieren möchte.
Für den Arbeitnehmer bedeutet dies, dass nur ein Nutzungsverbot hier die Firmenwagen-Steuer verhindert. Hierfür muss ein Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens ausdrücklich verbieten (schriftlich), zum Beispiel im Arbeitsvertrag.
Ist dagegen eine private Nutzung laut Arbeitsvertrag erlaubt, wird aber vom Arbeitnehmer nur nicht in Anspruch genommen – so muss er dennoch seinen Firmenwagen versteuern. Hier geht der Fiskus generell davon aus, dass der Dienstwagen tatsächlich auch privat genutzt wird und somit ein geldwerter Vorteil entsteht.
Möchte ein selbständiger Unternehmer seinen Firmenwagen ausschließlich geschäftlich nutzen, muss ein Zweitwagen (Privatfahrzeug) vorhanden sein, damit dies vom Fiskus auch anerkannt wird. Ansonsten geht man auch hier grundsätzlich von einer privaten Nutzung aus, die wiederum versteuert werden muss.
Neben einem Privatfahrzeug können noch weitere Indizien die rein betriebliche Nutzung stützen, wie z.B.:
- der Dienstwagen wird abends und am Wochenende ausschließlich auf dem Firmengelände geparkt
- das Firmenfahrzeug ist so geschaffen, dass eine private Nutzung ausgeschlossen bzw. eingeschränkt ist (diverse Aufbauten ect.)
- sämtlichen Mitarbeitern ist generell die private Nutzung schriftlich untersagt
Tipp: Wer das Finanzamt „ohne ausdrückliches Privatnutzungsverbot“ davon überzeugen möchte, dass sein Fahrzeug ausschließlich dienstlich eingesetzt wird kommt in der Regel nicht um ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch herum.
Firmenwagen versteuern – diese Möglichkeiten gibt es
Um einen Firmenwagen zu versteuern stehen insgesamt zwei Methoden zur Auswahl:
- die pauschale 1-Prozent-Regelung
- die Berechnung nach Fahrtenbuch
Bei der Abgabe der Steuererklärung kann zwischen den beiden Methoden (pauschale 1 % Regelung und Fahrtenbuch) frei gewählt werden. Des Weiteren hat man auch die Möglichkeit sich jedes Jahr neu zu entscheiden. Jedoch ist ein Wechsel zwischen den Besteuerungsarten immer nur zu Beginn eines Jahres möglich, es sei denn es findet unter dem Jahr ein Fahrzeugwechsel statt.
Variante 1 – mit der pauschalen 1 % Regelung den Firmenwagen versteuern
Ausschlaggebend bei der Versteuerung vom Firmenwagen nach der 1-Prozent-Regelung ist immer der inländische Bruttolistenpreis – also der Neupreis (inkl. Mehrwertsteuer) eines Fahrzeugs. Dabei ist es egal ob es sich hierbei um ein gebrauchtes, geleastes oder gemietetes Fahrzeug handelt.
Bei dieser pauschalen Anwendung wird somit jeden Monat ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Dienstwagen auf das jeweilige Einkommen dazugerechnet. Wodurch die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer absolut bedeutungslos werden. Bei Pendlern kommen 0,03 Prozent pro Kilometer der einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte hinzu.
Somit wird schnell klar, dass sich in der Regel die 1-Prozent-Besteuerung meist nur dann lohnt, wenn der Firmenwagen oft privat genutzt wird.
Tipp: Wer weniger als 15 Tage im Monat (höchsten 180 Fahrten im Jahr) zur Arbeitsstätte fährt kann sich auch statt der pauschalen (0,03 %) für eine Einzelbewertung entscheiden. In diesem Fall werden die tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer abgerechnet.
Beispielrechnung:
(Ausgangslage: Firmenwagen Listenpreis: 40.000 Euro und Entfernung zur Arbeit: 30 km)
1 % des Brutto-Listenpreises entspricht hier: 400 Euro
Kosten für Fahrtweg (0,03 % von 40.000 € x 30 km) : 360 Euro
Der monatlich anzurechnende geldwerte Vorteil entspricht somit 760 Euro.
Auf diesen Betrag muss jeden Monat Lohnsteuer bzw. Einkommensteuer gezahlt werden, der Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent), sowie die Sozialversicherungsbeiträge. Als Kirchenmitglied werden hier nochmal zusätzlich Kirchensteuer fällig.
Info: Vom geldwerten Vorteil kann allerdings noch die Entfernungspauschale abgezogen werden. Geht man hier von 20 Arbeitstagen im Monat aus, entspricht dies (30 km x 20 Tagen x 30 Cent pro km) 180 Euro.
0,5 % Regelung für Elektro-Fahrzeuge
Für Elektro-, Plug-in-Hybrid- und Brennstoffzellen-Fahrzeuge, die extern aufladbar sind und im Jahr 2019 zugelassen wurden, gilt eine gesonderte Regelung (vorerst für 3 Jahre). Hier wird der geldwerte Vorteil mit nur 0,5 Prozent statt 1 Prozent berechnet.
Hybridfahrzeuge müssen dabei folgende Voraussetzungen erfüllen:
- extern aufladbar sein
- 40 km Reichweite im E-Betrieb oder eine maximale Kohlendioxidemission von 50 Gramm pro Kilometer
Variante 2 – mit dem Fahrtenbuch den Firmenwagen versteuern
Die alternative Möglichkeit zur pauschalen 1% Besteuerung ist die Nachweismethode über ein Fahrtenbuch. Hierbei wird nur der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung herangezogen und entsprechend versteuert. Somit ist diese Variante – u.a. bei wenig bis kaum privater Nutzung – in den meisten Fällen die preiswertere Methode.
Zur Ermittlung muss hier jedoch ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden, welches in digitaler oder analoger Form erfolgen kann – was insgesamt einen erheblichen Mehraufwand mit sich bringt.
Bei dieser Methode der Firmenwagen Besteuerung fließen für die Berechnung sämtliche Kosten, die mit dem Fahrzeug zusammenhängen (u.a. auch die jährliche Abschreibung) in die Steuer mit ein. Anders als bei der 1 % Regelung bildet hier auch nicht der Bruttolistenpreis die Grundlage, sondern der tatsächlich bezahlte Kaufpreis einschließlich Umsatzsteuer.
Zu den Gesamtkosten zählen z.B. auch:
- Kosten für Kraftstoff
- Wartungs- und Reparaturkosten
- Kfz-Steuer
- Fahrzeugversicherung
- Leasing- und Leasingsonderzahlungen
- Garagen- und Stellplatzmiete
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt auch rechtens anerkannt wird, benötigt man eine genaue Dokumentation (Protokoll)- zu jeder durchgeführten Fahrt mit dem Firmenauto.
Hierzu sind folgende Angaben notwendig:
- das Datum und die Uhrzeit
- der Kilometerstand bei Start und Ankunft
- die Reiseroute (Start und Zielort / Umwege mit Begründung)
- Ziel bzw. Grund der Fahrt (z.B. aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner)
- Art der Reise (privat oder betrieblich)
Info: Bei Privatfahrten werden nur die jeweiligen Kilometerstände benötigt.
Zuzahlungen mindern den zu versteuernden geldwerten Vorteil
Ist ein Arbeitgeber vertraglich verpflichtet diverse Zuzahlungen bei seinem Dienstwagen zu leisten, schmälert dies entsprechend den zu versteuernden geldwerten Vorteil.
Darunter fallen zum Beispiel:
- Kraftstoffkosten (auch Ladestrom)
- Werkstattkosten für Wartung und Reparaturen
- Fahrzeugwäsche
- Kfz-Steuer
- Kfz-Versicherung
- Stellplatz- oder Garagenmiete
- Anwohnerparkberechtigungen
Fahrtenbuch richtig führen (schriftlich / elektronisch)
Auf die klassische Weise – handschriftliche Form:
Den Firmenwagen nach Fahrtenbuch zu versteuern bedeutet, dieses sorgfältig und detailliert zu führen. Hierbei gilt es zu beachten, dass man Fahrten nicht rückwirkend eintragen darf!
Bei analoger (handschriftlicher) Buchführung muss es sich um ein festes Buch handeln, das mit leserlicher Schrift und ohne Leerzeilen geführt wird. Änderungen müssen hier immer sichtbar bleiben – ergo kein Tipp-Ex, sondern Fehler so durchstreichen, dass sie leserlich bleiben. Diverse Korrekturen sollten zudem stets erläutert werden. Fehlende Seiten, lückenhafte Informationen oder Unstimmigkeiten können hierbei schnell zum Verlust des Steuervorteils führen.
In der Regel prüft das Finanzamt hier schon genau und scheut auch nicht im Zweifelsfall ein Fahrtenbuch abzulehnen, worauf dann generell die pauschale 1 % Regelung zum tragen kommt.
PS: Ein über Excel oder mit Word-Dokument geführtes Tagebuch ist nicht zulässig, da hier die Unveränderbarkeit nicht gegeben ist.
Elektronisches Fahrtenbuch führen:
Ein Fahrtenbuch schriftlich zu führen ist sehr aufwendig und mühsam. Von daher empfiehlt es sich hier von Anfang an auf eine Softwarelösung zu setzen. Ein sogenanntes elektronisches Fahrtenbuch erleichtert die Abwicklung enorm, da die Fahrten automatisch elektronisch aufgezeichnet werden.
Mithilfe moderner Satellitentechnik (GPS Tracker) werden so die wichtigsten Informationen wie: Datum/Uhrzeit, Startort, Zielort sowie auch die Fahrtstrecke in Kilometern automatisch erfasst und aufgezeichnet. Ergänzende Eintragungen wie: Art-, Anlass- bzw. Grund einer Fahrt, erfolgen danach bequem per Schnittstelle über Smartphone oder PC.
Die Umsetzung eines elektronischen Fahrtenbuchs erfolgt meist über einen Stick- bzw. über einen Stecker (mit OBD-Anschluss, eingebauter SIM-Karte und eigenem GPS-Modul), der im jeweiligen Firmenwagen installiert und über eine entsprechende App verwaltet wird.
Damit jedoch ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss die Software bestimmte Anforderungen erfüllen!
Die nötigen Anforderungen sind hierbei:
- die elektronischen Aufzeichnungen müssen manipulationssicher sein
- exportierte PDF-Ausdrucke müssen schreibgeschützt und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein
- die Sicherstellung, dass Aufzeichnungen für 10 Jahre gespeichert werden können
Firmenwagen versteuern – mit welcher Regelung fährt man am günstigsten?
In Sachen Firmenwagen versteuern gibt es leider keine pauschale Antwort, mit welcher Steuer-Variante man generell am günstigsten fährt. Viel zu viele Faktoren spielen hier eine entscheidende Rolle und sollten daher ganz individuell mit den eigenen Zahlen durchgerechnet werden (Einzelprüfung).
Zu den wichtigsten Faktoren zählen hier u.a.:
- Fahrzeugpreis
- jährliche Fahrleistung
- Anteil der privaten Nutzung
- Arbeitsweg (die Entfernung vom Arbeitsplatz bis nach Hause)
Im Allgemeinen lässt jedoch sagen, dass sich in der Regel die pauschale 1-Prozent-Regelung bei hohem privaten Nutzungsanteil rentiert. Wird der Firmenwagen dagegen relativ wenig privat eingesetzt lohnt sich eher nach Fahrtenbuch zu versteuern.
Firmenwagenrechner hilft bei der Wahl der Firmenwagen Besteuerung
Mithilfe eines Firmenwagenrechner lässt sich der jeweilige geldwerte Vorteil eines Dienstwagens – zumindest schon mal grob – errechnen. Somit erhält man vorab eine Einschätzung für die richtige Wahl der Firmenwagen Besteuerung. Denn wer hier aufs falsche Pferd setzt (Versteuerung nach der 1%-Regelung oder per Fahrtenbuch), kann unter Umständen richtig viel Geld verbrennen. Je nach Methode kann die Steuerlast bis zu einem vierstelligen Betrag auseinanderklaffen.
Info: Der Firmenwagenrechner (Dienstwagenrechner) ist nicht geeignet für eine exakte Ermittlung der jeweiligen Steuerlast. Vielmehr soll er als Entscheidungshilfe dienen, um die richtige Wahl der Versteuerungsmethode zu treffen. Für genauere Daten empfiehlt es sich immer einen Steuerberater aufzusuchen!
Firmenwagenrechner
„Für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Artikels sowie das ermittelten Auswertungsergebnisses des Firmenwagenrechners wird keine Gewährleistung übernommen.“
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Letzte Aktualisierung am 19.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
